Is koude e-mail opdringerig?

Wie overweegt om bedrijven koud te mailen, denkt meestal eerst aan de ontvanger. Terecht. Je mailt namens je eigen bedrijf, met je eigen naam eronder, naar mensen die er niet om gevraagd hebben. Die vraag komt in fitchecks dan ook vaak op tafel.

Het korte antwoord

Een koude mail wordt opdringerig als hij niets met de ontvanger te maken heeft, of als hij blijft komen nadat iemand nee heeft gezegd. Een korte mail van een herkenbare afzender, die over het bedrijf van de ontvanger gaat en stopt zodra iemand dat vraagt, is gewone zakelijke post. Wie geen interesse heeft, laat hem liggen of zegt nee. Daar houdt het op.

Een deel van de ontvangers reageert altijd kortaf. Dat hoort erbij. Het zegt weinig over hoe jouw bedrijf in de markt staat.

Waar de grens ligt

Bijna iedereen die een bedrijf runt, krijgt elke week mail van partijen die hij niet kent. Het meeste daarvan verdwijnt ongelezen in het archief, en daar maakt niemand zich druk om.

Irritatie ontstaat op een paar vaste plekken. De mail is zichtbaar naar een hele lijst tegelijk gestuurd, met een aanbod dat niets te maken heeft met wat de ontvanger doet. Of er komt na een duidelijk nee gewoon de volgende mail.

En dan zijn er de trucjes. Een onderwerpregel die begint met “Re:” terwijl er nooit eerder contact was. Een vage vraag over een factuur die niet bestaat. Wie zo binnenkomt, heeft het gesprek verloren voordat het begint, en de ontvanger onthoudt de afzender.

Het verschil zit dus in de uitvoering. Een mail die laat zien dat je weet wat het bedrijf doet, en die een vraag stelt waar de ontvanger in een zin op kan antwoorden, wordt zelden als opdringerig ervaren. Ook niet door wie nee zegt.

Wat ontvangers terugschrijven

Wie koud mailt, krijgt alle soorten reacties terug. Uit onze eigen campagnes, ook de campagnes waarin we Link2Leads zelf onder de aandacht brengen, komen antwoorden als “Nee, geen belangstelling” en “Graag geen mails meer”. Soms schrijft iemand dat hij niet zit te wachten op indringende acquisitie. Een ander zegt dat hij er in november naar kijkt.

Zo’n reactie voelt de eerste keer persoonlijk. Dat is hij zelden. Iemand heeft het druk, krijgt je mail op een slecht moment en tikt een paar woorden terug. Een dag later is hij het vergeten.

Wat wel blijft hangen, is wat er daarna gebeurt. Wie vraagt om te stoppen en toch nog een mail krijgt, heeft een reden om boos te worden. Wie daarna niets meer hoort, heeft die reden niet.

Die nee-reacties krijg je bij ons overigens niet te zien. Wij lezen elke reactie met de hand. Afmeldingen en “geen interesse” handelen wij af, en alleen wat een gesprek waard is gaat door naar jouw mailbox.

Hoe wij het inrichten

Een paar keuzes maken het verschil tussen een mail die gelezen wordt en een mail die ergert. Deze staan bij ons vast, voor elke klant.

• Een aanleiding per bedrijf. We zoeken per bedrijf naar een reden om nu te mailen, zoals een openstaande vacature of een nieuwe vestiging. De mail verwijst daarnaar, zodat de eerste zin over de ontvanger gaat.
• Hooguit drie mails per bedrijf. Een eerste mail en twee opvolgmails. Daarna houdt het op, ook als er geen antwoord komt.
• Een herkenbare afzender. Een echte naam boven de mail, van een bedrijf dat je kunt opzoeken op een domein dat naar een echte site leidt.
• Nee is nee, overal. Wie zich afmeldt, komt op een suppressielijst die over al onze campagnes heen werkt. Die afmeldingen bewaren we ook nadat een samenwerking is gestopt.
• Korte teksten die jij goedkeurt. Een mail die je op je telefoon in een keer leest. Je keurt de teksten goed voordat ze de deur uit gaan.

Wat er wettelijk in je mail moet staan en wanneer je iemand zakelijk mag mailen, staat apart uitgewerkt in mag koude e-mail in Nederland.

Je domein en je naam

Twee zorgen horen we in fitchecks steeds terug. De eerste gaat over je domein. Wij versturen nooit vanaf het hoofddomein van je bedrijf. Alles loopt via aparte verzenddomeinen die wij opzetten en beheren, zodat je gewone mail er niets van merkt. Hoe dat technisch in elkaar zit, lees je in waarom komen je koude mails niet aan.

De tweede gaat over je naam in de markt. Daar helpt eigenlijk maar een ding: een mail versturen waar je zelf achter staat. Klinkt een zin als iets wat jij nooit tegen een klant zou zeggen, dan gaat hij eruit voordat de campagne live gaat.

Is je markt zo klein dat iedereen elkaar kent, dan zeggen we dat in de fitcheck. Onder ongeveer 1.000 bedrijven raden we koude e-mail af.

Veelgestelde vragen